NIVA® est articulé autour du module de base NIVA® - Gestion du personnel. Chacun des modules périphériques utilise et réactualise les données de ce module de base.
Le salarié étant au cœur de chacun des traitements, il est placé au centre de la base de données de NIVA®. Toute modification intervenant dans cette base de données sera donc prise en compte de manière dynamique pour l'ensemble des traitements périphériques.
SCHÉMA DE L'ARCHITECTURE
ARCHITECTURE MATÉRIELLE
Hébergement de NIVA® et de la base de données du SIRH
Data center sécurisé ou serveur local
Base de données DB2
Connexion VPN pour un hébergement en Data center
Composants stockés sur un serveur local (Serveur Windows)
Composants graphiques
Photos des collaborateurs (trombinoscope)
Documents au format PDF, Word ou Open Office
Fiches de postes, d'emplois et fiches des catalogues de formation
Modèles Word ou Open Office
Routines VB Script
LICENCES D'UTILISATION
Serveur
Tarification en fonction de la taille de l'entreprise et du nombre de modules
Client
Tarification en fonction du nombre de connexions simultanées
NIVA® - Gestion de la traçabilité est entièrement paramétrable et permet l'analyse de l'ensemble des mises à jour de la base de données NIVA. À tout moment, vous pouvez suivre ces modifications par utilisateur, par fichier, par zone, par date et par heure, en mode création, modification, ou suppression.
Avec NIVA e-RH, les chefs de services, les managers et les salariés deviennent eux-mêmes des acteurs du Système d'Information des Ressources Humaines.
La suppression du circuit papier, le gain de temps sur des tâches purement administratives, l'automatisation des échanges entre salariés et service du personnel, les demandes de validation et les collectes d'informations à tous les niveaux hiérarchiques, sont les atouts de NIVA e-RH.
ABSENCES
Grâce à NIVA e-RH, les demandes de congés ou d'absences sont directement formulables à l'écran par les salariés, et suivent un circuit de validation et de consultation paramétrables par niveau hiérarchique.
NIVA e-RH gère aussi le flux de documents dans le sens inverse : demandes d'annulation d'absence, report de congés…
Les utilisateurs disposent de fonctionnalités différentes selon leurs niveaux hiérarchiques.
Le niveau salarié : visualisation du calendrier, visualisation des compteurs soldes en cours, demande d'autorisation d'absence, demande d'annulation d'absence…
Le niveau manager ou chef de service : visualisation du calendrier, visualisation des compteurs soldes en cours de l'ensemble des salariés du service, visualisation du planning du service, gestion des contraintes de service…
Le niveau service du personnel : une demande acceptée par le dernier supérieur hiérarchique est directement prise en compte pour le calcul de la paie en générant automatiquement une absence.
FORMATION
Grâce à NIVA e-RH, les salariés deviennent moteurs de leurs évolutions de carrière en exprimant leurs besoins de formation.
Les demandes de formation sont directement formulables à l'écran, après consultation du catalogue de stages en ligne, et suivent un circuit de validation et de consultation paramétrable par niveau hiérarchique.
NOTE DE FRAIS
Grâce à NIVA e-RH, la gestion des notes de frais est rationalisée et automatisée.
Enregistrements des notes de frais avec une aide à la saisie
Possibilité d'intégration dans la Paie avec déclenchement automatique des remboursements
Mise à jour de la DADS-U
Possibilité de comptabilisation automatique des notes de frais
Dématérialisation des notes de frais au format PDF
AUTRES FONCTIONNALITÉS
Ordre de mission
Gestion du Temps
Planning des disponibilités
Gestion des visiteurs
Contrôle d'accès
Mise à jour des données personnelles
PERSONNEL SALARIÉ
NIVA® - Gestion du Personnel constitue la base de données centrale du progiciel.
Le salarié est au centre de l'ensemble des données. Ainsi, la fiche du salarié demeure unique même en cas de mutation de société, d'établissement, ou en cas de contrats successifs.
Toutes les données rattachées au contrat sont datées et un statut de 'décision' ou de 'proposition' permet d'effectuer des simulations sur des éléments décidés ou proposés.
PERSONNEL INTÉRIMAIRE
NIVA® - Gestion du Personnel intérimaire constitue un outil complet de gestion du personnel intérimaire totalement intégré dans la base de données NIVA.
Comme la fiche du salarié, celle de l'intérimaire reste unique en cas de mutation de société, d'établissement, en cas de missions successives ou de changement d'employeur (agence d'intérim). Cet outil permet aussi de suivre les missions, de gérer les temps et les activités, et de contrôler les coûts.
FORMATION PROFESSIONNELLE
MODULE
NIVA® - Formation professionnelle permet de constituer une base de données de formation et d'effectuer la gestion et le suivi des actions de formation de l'entreprise.
Ce module permet plusieurs niveaux de gestion de la formation tels que la gestion du catalogue des offres pédagogiques, la gestion du plan de formation prévisionnel ou la gestion du réalisé.
BASE DE DONNÉES
La base de données de formation sera renseignée de façon plus ou moins détaillée en fonction de vos attentes. Les conséquences d'une action de formation seront répercutées automatiquement sur le fichier du personnel.
Constitution d'un catalogue de formation
Avant d'effectuer le choix d'une formation, les salariés ou l'entreprise ont la possibilité de consulter le catalogue des offres pédagogiques des organismes de formation. Ce catalogue peut être entièrement géré avec NIVA®. Voici les éléments constituant ce catalogue.
Organismes de formation
Thèmes de formation
Stages et sessions
Les filières de formation
Les filières de formation apportent une notion de compétence préalable et un cursus de formation. Ainsi, lorsqu'une formation est proposée à un salarié, NIVA® contrôle dans la fiche du salarié s'il a toutes les compétences préalables nécessaires pour effectuer cette formation.
Les axes de formation
Les axes de formation représentent les différentes politiques de formation de l'entreprise et permettent d'éditer les différentes statistiques sur ces critères.
PLAN DE FORMATION
Expression des besoins
Cette fonctionnalité permet de remplacer les documents papiers par une demande électronique.
Gestion du plan prévisionnel
Chaque inscription peut être enregistrée en précisant la nature, le thème et le prestataire assurant la formation. La gestion de ces inscriptions intègre également les notions de degré de priorité, d'axe de formation et de coûts prévisionnels.
Gestion du budget de formation
Les budgets de formation de l'entreprise doivent souvent suivre une triple exigence.
Respecter les attentes des salariés et des services de l'entreprise
Répartir équitablement les budgets pédagogiques
Ne pas dépasser le budget initialement prévu
RÉALISÉ DE FORMATION
Gestion du réalisé
La gestion du réalisé vous permet d'effectuer le suivi des actions de formation et d'établir un comparatif entre le budget et le réalisé.
Les actions ou sessions de formation
Les stagiaires
Les dépenses
Les évaluations
Gestion des différents types d'actions de formation
Plan de Formation
Congé Individuel de Formation
Contrat de Professionnalisation
Période de Professionnalisation
Droit Individuel de Formation
Formation externe
Formation interne
Gestion des différents types de convention de formation
Annuelle
Pluri-annuelle
Bilan des compétences
Validation des acquis d'expérience
G.P.E.C.
<strong class='text-golden'>NIVA®</strong> - <strong>Gestion prévisionnelle des Emplois et des Compétences</strong> permet de contrôler l'évolution des emplois de manière quantitative et qualitative.
Le suivi de la fiche du salarié : description de son profil (emplois, savoir faire, savoir être…), de sa formation initiale, de sa formation professionnelle, suivi de l'évolution de sa carrière, de ses souhaits de mobilité, de fonction, de formation ou de rémunération…
La gestion des entretiens et des évaluations.
Les outils d'analyses et d'aide à la décision : le suivi des échéanciers des entretiens et des souhaits de mobilité, possibilité de faire des statistiques sur l'ensemble de la population salariale, l'analyse des écarts ou l'historique des entretiens…
GESTION DES POSTES
MODULE
NIVA® - Gestion des postes permet la gestion des entités suivantes.
La situation du poste (effectif du poste, hiérarchie, …)
La fiche du poste (numéro de version, formation pré requise, délégation donnée à … , délégation de …)
Les tâches du poste
L'archivage (stockage des procédures, suivi de qualité norme ISO)
OUTILS D'ANALYSES
NIVA® - Gestion des postes permet d'analyser l'effectif par poste (suivi du réalisé par rapport au prévisionnel, calcul des coûts), la formation pré requise par type de poste, et enfin, d'éditer l'organigramme hiérarchique.
